FAQ
Ecco le domande più frequenti per JOB 81
Come si accede al gestionale? Si installa?
L’accesso avviene tramite autenticazione da una pagina web dedicata: è sufficiente utilizzare il vostro internet browser preferito. Non c’è alcuna installazione, questo significa che puoi accedere alla tua licenza da qualsiasi dispositivo pc o mobile senza preparazione.
È esclusivamente in cloud o può essere installato localmente?
Di default la distribuzione di JOB 81 è in cloud, ma su richiesta è possibile quantificare un rilascio en premise su macchine di vostra proprietà, concordando l’allineamento con gli aggiornamenti futuri.
Posso personalizzare la mia licenza?
Ogni licenza (sia per consulenti che aziende) ha un url di accesso intestato univocamente. È possibile caricare e mostrare il logo aziendale o dei singoli clienti.
Le comunicazioni trasmesse riportano poi le diciture indicate, anche per favorire una maggiore facilità di individuazione dell’azienda e/o sede in oggetto (anche per i fornitori).
Può mandare notifiche automatiche e personalizzate?
Il sistema invia notifiche automatiche via mail con un preavviso modulabile in base alle esigenze, relative a tutte le scadenze (formazione, sorveglianza sanitaria, infortuni, manutenzioni, appalti, documenti…) gestite dal software.
In aggiunta, puoi creare delle scadenze personalizzate per testo, periodicità, allegati.
È possibile decidere i destinatari di ogni tipo di notifica in base alle aree di competenza/pertinenza (es. manutenzioni, assunzioni, infortuni), anche nel caso di collaboratori esterni.
È possibile accedere tramite tablet o smartphone?
Certamente, con qualsiasi dispositivo in grado di navigare sul web con connessione dati.
L’interfaccia è responsive per adattarsi a risoluzioni più piccole come una normale pagina web.
Posso caricare documenti e files?
È sempre possibile caricare allegati di vario formato nei formati più diffusi e utilizzati: files di interscambio (come il .pdf), documenti di testo (.doc e simili), immagini e foto (come .jpg, .bmp, .png), fogli di calcolo (.xls, .csv e simili), firme digitali (.p7m). E non solo!
Ho la necessità di seguire simultaneamente più sedi o/o aziende.
La dashboard principale riporta tutti gli elementi in scadenza o scaduti, raggruppandoli per tipologia e indicando nelle specifiche a quale sede/azienda si riferisce.
Posso visualizzare e esportare i dati, filtrabili per parole chiave.
È in grado di scambiare dati con altri software che già uso?
Sì, per quanto bisogna valutare caso per caso. Abbiamo avuto numerose esperienze di automazioni, integrazione, sincronizzazione e condivisione con altri prodotti (gestionali, anagrafici, piattaforme) ma è necessaria un’analisi e una quotazione specifica a seconda delle variabili poste dall’altro software.
Cosa succede quando le normative cambiano?
Non sarà richiesta alcuna azione: nel caso di novità implementate alla normativa vigente il sistema verrà automaticamente aggiornato secondo i parametri necessari per le funzionalità interessate.
Il tutto senza alcun costo aggiuntivo.
Quali sono i metodi di pagamento previsti?
La licenza ha durata annuale, pagata con bonifico bancario all’attivazione/al rinnovo.
È possibile anche l’opzione di una licenza pluriennale con una scontistica del 20% rispetto al prezzo di listino.
Sono cambiate le mie esigenze: posso implementare o rimodulare l'offerta?
In qualunque momento basta contattarci per rimodulare ogni tipo di upgrade (spazio, manutenzioni, numero di dipendenti e/o aziende, utenti) in corso di validità della licenza.
Lavoro in una realtà con più sedi e/o filiali?
Non è un problema: il software permette infatti di gestire diverse sedi/filiali come entità a sé stanti, ma sempre all’interno della sede/società principale.
Sono disponibili funzionalità aggiuntive?
La licenza è già comprensiva di tutte le funzionalità necessarie a una completa attività HSE.
Uniche eccezioni questi accessori opzionali: tracciamento mail ai dipendenti (per le aziende); gestione di appalti e manutenzioni (per i consulenti) generazione automatica degli attestati formativi (per entrambi).
Che sicurezza viene offerta nel trattamento dati?
I nostri contratti abbracciano ogni conformità per la gestione e riservatezza dei dati processati, secondo le normative italiane e UE vigenti. L’hosting del servizio in cloud è su un insieme di server dislocati sul territorio europeo (Germania e Inghilterra).
Ci affidiamo a un fornitore di prima scelta come Linode, la piattaforma di calcolo più diffusa al mondo: 20+ anni di attività in cloud computing, prima scelta per qualità, flessibilità e assistenza fornita; e recentemente Linode è entrato a far parte di Akamai, riconosciuto leader mondiale nei servizi di hosting e computing.
Che tipo di scadenze posso gestire?
JOB 81 è uno scadenzario che ti aiuta a tener traccia di: formazione, sorveglianza sanitaria (compresi gli accertamenti di laboratorio e strumentali), stato contrattuale dei dipendenti, autorizzazione ambientali (emissioni, acque), documentazione caricata sul portale da parte dei fornitori, CPI, manutenzioni (macchine, impianti, attrezzature), nomine. Una sezione è dedicata alla creazione di scadenze personalizzate, dove poter sfruttare appieno le potenzialità e adattarsi alle esigenze della tua attività (spaziando dall’ATEX alla validità dell’assicurazione di un veicolo aziendale!)
Posso dare l'accesso a persone esterne alla mia azienda?
Certamente! Puoi attivare un account profilato in base alle tue necessità, selezionando per ogni profilo l’accesso a specifici dati che vuoi condividere con lui.
È possibile l'importazione massiva delle anagrafiche?
Sì, tramite file in formato .csv: scarichi dal software il template con i campi già compilati, in cui inserire i valori. Basta un copia-incolla da un file Excel (o equivalente).
Come imparo a usare JOB 81? E se in futuro si inserisce una nuova risorsa che deve lavorare sul gestionale?
L’interfaccia è intuitiva, ma qualora ce ne fosse la necessità offriamo la possibilità di una formazione tecnica dedicata da remoto o in loco.
In aggiunta, realizziamo periodicamente dei webinar (con registrazione consultabile) in cui approfondiamo aspetti e funzionalità, specie nel caso di nuove implementazioni.
È importante partire con il piede giusto. E se nascono esigenze particolari? Come potete aiutarmi?
I nostri tecnici sono sempre a disposizione per assistervi nell’organizzazione dei dati e nel consigliarvi su come gestire in modo efficiente casistiche inusuali.
Ci sono cose particolari che vorrei registrare. Posso creare dei campi personalizzati?
Puoi aggiungere campi personalizzati nelle anagrafiche dipendente, macchine, isole macchinari, fornitori, appalti.
Posso esportare dei dati? Mi farebbero comodo per altre attività.
Puoi esportare in formato .xlsx (Excel o equivalente) con un semplice click: formazioni, sorveglianza sanitaria, macchine, impianti, attrezzature.
Allo stesso modo è possibile effettuare il download di tutti i files caricati sulla piattaforma (es. immagini, certificati, documenti…) in comodi archivi compressi .zip.
Ho modificato o cancellato dati per errore. In caso di problemi, posso contare su un recupero dati?
Il sistema esegue un backup automatico giornaliero, conservato fino a 14 giorni. Basta contattarci per intervenire entro un lasso di tempo utile all’operazione (possibilmente entro 7 giorni).
Posso personalizzare i permessi dei singoli account? Vorrei limitare i poteri nel team di lavoro.
Hai pieno controllo su ogni aspetto.
È possibile attribuire a ogni operatore i poteri di modifica - solo lettura - nessun accesso per singola sezione del software: anagrafica sede, reparti/luoghi di lavoro, DPI, dipendenti, dotazioni, formazioni, mansioni, attestati, sorveglianza sanitaria, ruoli, appalti/fornitori, manutenzioni, infortuni, verbali, CPI, emissioni atmosfera, acque, scadenze personalizzate, audits, sopralluoghi del medico competente, riunioni Art. 35, schede intervento.
Le limitazioni si possono estendere al livello di singole sedi/clienti.
